Hướng dẫn từng bước sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng cho các bạn sắp mở cửa hàng nhỏ.

Hướng dẫn từng bước sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

Khi sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng đem lại lợi ích gì nói hoài đâm ra phát chán và hầu như ai ai cũng biết rồi. Cho nên trong phạm vi bài viết chúng tôi chỉ nói đến thiết bị cần và đủ cho bạn quản lý khi bạn đang quan tâm và chọn mua cho cửa hàng của bạn. Bất kì ai mở ra cái gì thì cũng mong muốn mình mua may bán đắt, công việc làm ăn ngày càng phát tài, phát lộc, mua may bán đắt chứ có ai nghĩ tới chuyện đóng cửa và thanh lý cửa hàng đâu. Bạn có thể xem tuyệt chiêu trong phong thủy để mua may bán đắt.

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

http://kienthuc.net.vn/phong-thuy/tuyet-chieu-phong-thuy-giup-cua-tiem-buon-may-ban-dat-611546.html

     1. Máy in tem nhãn mã vạch

Tư vấn cách chọn mua máy in mã vạch tem nhãn phù hợp là câu nói cửa miệng cho vui trên các trang web và bài báo. Thấy giá rẻ mà phát ham chứ thực ra là tiền nào của nấy các bạn ạ. Nếu có điều kiện bạn nên đến trực tiếp xem và mua hàng hay xin xem demo trước rồi mua và đơn vị nào chịu đi demo thì đó mới là nhà cung cấp thực sự. Hiện nay giang hồ vô cùng hiểm ác, lòng người hết sức khó lường cho nên việc chọn mua một máy in tem nhãn mã vạch có giá từ 4,5 tr cho tới hàng trăm triệu thì nên tận mất xem, và xem họ in thử coi nó như thế nào.
Bạn muốn mua máy in mã vạch tem nhãn nhưng bạn không biết gì về các dòng máy này và thị trường thì cung cấp quá nhiều sản phẩm nên bạn không biết làm sao chọn ra sản phẩm phù hợp với nhu cầu in ấn của mình?
Cách chọn mua máy in mã vạch tem nhãn phù hợp. Khi chọn mua máy in tem nhãn mã vạch, bạn nên chú ý về công suất in của máy, điều kiện làm việc của máy, chất lượng mã vạch có phù hợp với mục đích sử dụng của bạn không?
Ngoài ra, bạn cần phải cân đối giữa giá thành và cấu hình máy. Một máy in tem nhãn mã vạch có cấu hình cao sẽ in nhanh, in nhiều và có nhiều tiện ích hơn, nhưng đồng thời giá thành của nó cũng đắt hơn so với máy có cấu hình trung bình. Trước khi mua máy in mã vạch, bạn nên hỏi người bán cung cấp cho bạn bản brochure có đặc tính kỹ thuật của máy đó và bạn tham khảo những thông số sau đây:

Độ phân giải đầu in (Printhead Resolution) :

Các dòng máy in hiện nay thường có độ phân giải từ 203, 300, 600 dpi. Độ phân giải càng cao thì chất lượng in sẽ đẹp và nét hơn. Tuy nhiên giá thành sẽ mắc hơn. Bạn nên cân nhắc chọn dòng máy để in nhãn rõ đẹp, có chất lượng về hình ảnh.

Chiều rộng tối đa (Maximium Print Width = MPW):

Tùy theo bạn dự định dùng loại giấy in có bề rộng tối đa bao nhiêu. Các máy in trung bình thường có MPW = 104mm đi với khổ giấy 110mm. Một số công ty trong khu công nghiệp cần nhãn in với khổ giấy 140mm. Do đó bạn phải để ý đến điều này.

Bộ nhớ dữ liệu (SDRAM):

Các dòng máy in tem nhãn mã vạch được trang bị 2 loại bộ nhớ là Flash Memory (bộ nhớ hệ thống) và SDRAM (bộ nhớ dữ liệu). Khi bạn cần in nhãn với số lượng nhiều hoặc khi bạn cần in nhãn với nhiều đồ họa thì máy in cần phải có SDRAM đủ lớn để có thể chứa được tất cả dữ liệu đó. Một máy in mã vạch nên có tối thiểu từ 2MB – 4MB SDRAM là có thể đáp ứng tốt nhu cầu in ấn ở mức trung bình.

Vật liệu in (Media Type):

Ngoài giấy là vật liệu in chính, các máy in nhãn còn có thể in được lên 1 số vật liệu in khác như giấy nhựa tổng hợp (loại giấy dai), giấy bạc, giấy nhôm, các loại film, da mỏng, v.v…Bạn cần hỏi ý kiến của người bán để được tư vấn loại máy in tem nhãn mã vạch thích hợp.

Tốc độ in (Print Speed):

Một máy in mã vạch có tốc độ cao để có thể in được số lượng nhiều trong khoảng thời gian ngắn nhất. Tiết kiệm thời gian cũng như đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất. Tối thiểu bạn cần phải có một máy in mã vạch có tốc độ từ 4-6 inch/s. Khi xét về tốc độ in của máy in tem nhãn mã vạch bạn cần xác định đến việc quản lý thời gian hàng hóa ra vào hàng ngày. Nếu hàng ngày bạn cần vài ngàn con nhãn thì chỉ cần mua các máy in tem nhãn mã vạch để bàn. Còn nếu mỗi ngày bạn cần vài chục ngàn con nhãn thì nên suy nghĩ tới máy in tem nhãn mã vạch công nghiệp.

Thương hiệu máy in mã vạch

Một yếu tố nữa cũng quyết định đến chất lượng máy in mã vạch đó là hãng sản xuất. Ở Việt Nam có rất nhiều thương hiệu máy in mã vạch uy tín, giá cả lại phải chăng như Mpnarch, Paxar, Avery, Bixolon, Datamax, Godex, Argox, Toshiba Tec, Sato, Zebra, TSC, Printronix, Sewoo Tech, Postek, Honeywell, Wincode, ….tùm lum tán xà lạn biết đâu mà lần. Các thương hiệu mà ai cũng biết rồi thì dễ chứ các thương hiệu mới thì khó bán. Nhưng thực chất không có thương hiệu máy in mã vạch nào là mới cả. Thương hiệu thì mới chứ xét về gốc tích của một thương hiệu hầu như cùng có chung từ những thương hiệu xuất hiện trước. Các nhà máy làm gia công hay OEM cho các thương hiệu nay họ phát triển lên thành thương hiệu mới. Một khi cái mới xuất hiện thì có 2 vấn đề cùng đi theo: một là phải tốt hơn cái hiện có và hai là phải rẻ hơn cái hiện có. Hiện nay người dùng được lợi rất nhiều vì máy in mã vạch hiện nay rất rẻ. Hình ảnh cực đẹp của một máy in tem nhãn mã vạch Đài Loan với đầu in Rolm của Nhật.

máy in tem Wincode LP423N 203 DPI

Hình máy in tem Wincode LP423N 203 DPI

Tiếng kêu khi in của máy in mã vạch:

Tất cả các datasheet, brochure, documents, manual guide sheet là có rất nhiều dữ liệu cho bạn đọc và bạn sẽ chọn trên nó. Bạn sẽ xem hình của máy in mã vạch, máy in tem nhãn mà chọn mua nó, tất cả các dữ liệu bên trên và hình ảnh chỉ là cài bề nổi của tảng băng. Vậy bề chìm của tảng băng khi mua máy in mã vạch là gì? có ai nói với bạn về bề chìm của tảng băng này chưa? xin thưa với các bạn gọi điện thoại nói í ới mà bạn quyết định mua hàng là người đó thực sự đã biết qua máy in mã vạch rồi. Họ đã có kinh nghiệm với dòng máy in tem nhãn mã vạch đó rồi. Còn người chưa biết gì hết khi tìm mua thì họ sẽ so sánh, chức năng, tốc độ, bề rộng, danh giá của hãng…và đặc biệt là nơi nào trên in tơ nét bán rẻ nhất thì họ gọi mua. Thực chất chưa đủ. Máy in tem nhãn mã vạch còn nhiều chuyện đáng nói hơn nhiều thí dụ như tiếng kêu khi in mà nó phát ra. Các máy in tem nhãn mã vạch cùng hết mọi chức năng nhưng in kêu ầm ĩ thì nguy to nếu bạn dự định đặt nó trong không gian kín và nhỏ thì ôi thôi nó ồn lắm. Hình ảnh trên in tơ nét và hình ảnh thực khác nhau. Cái máy in hình rất đẹp nhưng khi giao máy đúng y chang model mà khách hàng nói ơi xầu quá đi. Hình dáng bên ngoài cũng là vấn để dẫu biết rằng tốt gỗ hơn tốt nước sơn. Đầu in của máy in tem nhãn mã vạch do hãng nào sản xuất. Cũng là đầu in tem nhãn mã vạch nhưng nếu do Nhật và Mỹ sản xuất thì có độ bền và kéo dài đời sống của đầu in rất lâu. Ngược lại nếu mua máy trúng đầu in Tàu thi hên xui nào ai biết được dẫu khi test ra vẫn in đẹp phà phà mà hai tuần sau thì trắng bách.

Mã vạch-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi). Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN-8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số, mã vạch quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng (gồm 4 con số) cụ thể cho doanh nghiệp.
Cấu tạo mã vạch các nước
Bạn muốn tìm hiểu về mã số mã vạch? Thực chất, các mã số vạch in trên sản phẩm bao gồm các thông tin như nơi xuất xứ của sản phẩm đó. Tức là nhìn vào mã vạch in trên sản phẩm bạn có thể nhận biết sản phẩm, hàng hóa đó được sản xuất ở quốc gia nào. Tìm hiểu nội trang www.vinhancu.com là có đủ thông tin về mã vạch.

tóm lại: máy in tem nhãn mã vạch là máy tạo ra con tem nhãn mã vạch là một phần rất nhỏ trong chuỗi sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng. Nhưng nó là phần đầu tiên và quan trọng nhất trong sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng. Và tất nhiên muốn in tem nhãn thì không thể có máy in không thì đủ mà còn cần thêm ribbon và decal mới tạo ra con tem. Xem như nó là mấu chốt trong chuỗi.

  2. Máy quét tem nhãn mã vạch.

Chức năng của máy quét tem nhãn mã vạch trong chuỗi sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng.

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

Máy quét mã vạch hay thiên hạ còn gọi là đầu đọc mã vạch, súng bắn mã vạch ( barcode scanner)…là tên thường gọi của máy quét mã vạch. Nhiệm vụ chính của hắn là đọc bằng mắt thần sensor thu lại dữ liệu từ con nhãn đã được in ra từ máy in mã vạch. Nôm na nó là thiết bị thu lại dữ liệu mã vạch đóng góp vào cho phần mềm sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng. Cổng kết nối hiện nay khá phổ biến là USB, RS232…máy quét mã vạch có nhiều loại, nhiều hãng, từ loại có dây, không dây, cầm tay, có chân đế, di động…người mua nên gọi tư vấn cho ứng dụng mới có giá cụ thể.

Một máy quét barcode quang học cơ bản và đầy đủ gồm 3 thành phần:

1. Bộ phận quét barcode:

phát ra 1 chùm tia sáng vào ký hiệu mã vạch để lấy thông tin. Tùy theo công nghệ chế tạo mà người ta chia làm 2 loại barcode scanner:
– Loại CCD Scanner: gồm 1 dãy đèn LED bố trí sao cho các tia sáng phát ra tạo thành 1 vệt sáng thẳng theo chiều ngang cắt ngang qua bề mặt của ký hiệu mã vạch. Ánh sáng phản xạ thu được bởi “tròng CCD” (CCD Scanner lense)

– Loại Laser Scanner: gồm 1 mắt đọc tựa như mắt đọc của đầu đĩa hình, phát ra tia laser đỏ, sau đó người ta dùng kính phản xạ để tạo thành vệt sáng cắt ngang qua bề mặt của mã vạch. Loại laser scanner không cần dùng tròng thu ánh sáng.

2. Bộ phận truyền tín hiệu:

phát ra các xung điện tượng trưng cho các vạch và các khoảng trống thu được từ bộ phận quét. Thường bộ phận quét và bộ phận truyền được tích hợp trên cùng 1 board mạch.

3. Bộ phận giải mã (Decoder):

nhận tín hiệu xung điện từ bộ phận truyền và giải mã theo dạng thức của loại barcode được lập trình sẵn trong bộ nhớ. Nếu giải mã thành công, 1 tiếng kêu “bíp” sẽ phát ra và tín hiệu được giải mã sẽ xuất hiện trên màn hình của phần mềm đang sử dụng

  3. Máy in bill, hóa đơn trong sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

Máy in bill hay gọi là máy in hóa đơn cũng là một thiết bị ngoại vi phần cứng và có chức năng giống máy in tem nhãn mã vạch nhưng nó lại in ra cai bill đưa cho khách hàng và kẹp vào giỏ hàng. Máy in bill gắn kiền với máy tính và phần mềm quản lý bán hàng. Sau khi máy quét mã vạch đọc xong phần hàng hóa đã bán thì trên màn hình máy vi tính xuất hiện một bảng tính như hình thức một hóa đơn sau khi quét hết số hàng khách hàng mua nhân viên thâu ngân nhấn lệnh kết thúc thì máy in bill hiểu và vâng lời in ra một cái bill tính tiền. Cấu tạo và các chức năng của một máy in bill hoàn toàn như máy in mã vạch. Các lưu ý về máy in mã vạch, máy in tem nhãn cũng là lưu ý cho máy in bill: đầu in nhiệt, bo mạch, độ phân giải, tốc độ…..máy in bill hầu hết in bằng giấy in cảm nhiệt trực tiếp vì không cần lưu trữ thông tin trên bill dài ngày. Máy in bill hiện nay rất nhiều dòng và tùy phân khúc thị trường mà người ta chọn dòng nào cho phù hợp. Các hãng bán máy in bill rất nổi tiếng ở Việt Nam như Epson,Toshiba, Sato, TSC, Bixolon, Datamax, Honeywell và rất nhiều hiệu từ China giá bán từ 1.500.000 VNFD cho tới 5.000.000 VND tùy theo dòng máy in bill nào. Máy in bill khác nhau ở chỗ là in im ru bà rù hay là in kêu ken két như la hét cũng là vấn đề từ giá tiền mua mà ra.

 4. Phần mềm quản lý bán hàng sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

Phần mềm sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng là một phần mềm quản lý do một cá nhân hay một tổ chức viết ra bằng các ngôn ngữ lập trình vi tính nhằm tối ưu hóa công việc cho người quản lý được sướng hơn. Quản lý một công việc nào đó dễ dàng hơn thông qua mã vạch. Ví dụ, mã vạch của một sản phẩm A cũng giống như mỗi người chúng ta đã có một số chứng minh nhân dân vậy. Khi vào ngân hàng chuyển khoản hay rút tiền điều phải điền số chứng minh vào biểu mẫu nào đó. Mã số mã vạch sản phẩm cũng vậy. Mỗi một loại sản phẩm gắn với một cái tên thì quản lý vô cùng dễ dàng. Nếu trong các hàm excel các loại hàng hóa cùng code ta chỉ việc dùng hàm sort và sumif thì tính ra ngay tổng lượng hàng hóa của loại này ngay. Trên  phần mềm quản lý bán hàng nó giúp ta truy xuất các loại dữ liệu dễ dàng hơn nữa bằng các cửa sổ. Thí dụ quản lý xuất hàng khi vào ta biết dữ liệu ngày nào, xuất cái gì, xuất cho ai, giá bao nhiêu, tổng bao nhiêu….còn vào phần nhập thì ta biết ngày nào nhập cái gì, nhập từ đâu, date, giá nhập…khi vào tồn kho thì ta biết hàng hóa nào tồn bao nhiêu? báo cáo mức tồn kho cần order mới, báo cáo sắp hết hạn sử dụng…phần mềm làm hết các việc này tự động. Phần mềm còn cho phép kết nối với các thiết bị như máy in bill, ngăn đựng tiền…cho phép công việc của bạn vô cùng tiền lợi. Một tiện ích không thể không nói tới là tính thống kê của phần mềm. Ngày nào bán cái gì, bán bao nhiêu?…tháng đó lời hay lỗ, chiết khấu bán hàng hết bao nhiêu?…phần mềm tiện ích là thế. Hiện nay rất nhiều công ty viết ra rất nhiều khía cạnh các loại phần mềm quản lý bán hàng như: phần mềm quản lý bán hàng cho nhà thuốc tây, phần mềm quản lý bán hàng cho tiệm vàng, phần mềm quản lý cửa hàng nhỏ, shop thời trang, shop quần áo, nhà sách, mini siêu thị, mini mart, ối là la…

Tóm lại: khi áp dụng phần mềm hỗ trợ bán hàng áp dụng mã vạch thì mọi việc lớn nhỏ chỉ nằm tại máy vi tính tại quầy bán hàng. Có thể mở rộng thành chuỗi cửa hàng và thậm chí chuỗi hàm cửa hàng. Người tống giám đốc có thể ngồi ở USA, Japan và biết rằng cửa hàng nào ngày đó bán doanh số là bao nhiêu, lợi nhuận là bao nhiêu và được cập nhật từng giờ chứ không chờ tới hết ngày. Họ có thể xem chỉ số chứng khoán và xem lợi nhuận họ có từng giờ là bao nhiêu luôn đó bạn.

 5. Cổng từ, khai đựng tiền, quầy hàng, giấy in bill sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng

Ngoài các phần chính yếu nói trên thì chúng ta cũng phải biết thêm về cổng từ:

Cổng từ siêu thị hay còn gọi là thiết bị chống ăn trộm. Các sản phẩm có giá trị và nhỏ như USB, đồng hồ, và nhiều loại sản phẩm khác có thể giấu kín trong người khi đi mua hàng tự chọn. Nhằm giải quyết tính xấu và lòng tham của một số kẻ có máu giang hồ thì người ta âm thầm dán con tem từ vào sản phẩm đó một cách kin đáo. Kẻ gian không biết đã lấy nó và không đi qua quầy thu ngân tính tiền mà chuồn luôn ra cổng. Cổng từ sẽ giúp bạn bắt kẻ gian nầy bằng các nó hú chuông lên báo cho người bảo vệ biết có người chưa qua quầy tính tiền mà lấy hàng ra. Khi đi qua quầy thu ngân các sản phẩm có dán tem từ người thu ngân gỡ bỏ con tem từ ra rồi quét tính từ. Khi đó cổng từ sẽ không hú lên với các sản phẩm đã tính tiền đàng hoàng và tháo tem từ.

Quầy tính tiền và khai đựng tiền:

Với các trang bị tận răng cho các ông chủ nhỏ cũng như các ông chủ to. Các nhà bán phần cứng và phần mềm sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng đã tạo ra nhiều dáng, nhiều hình khác nhau của quầy hàng và tùy vào túi tiền đầu tư và không gian của cửa hàng mà bạn chọn cho phù hợp. Khai đựng tiền sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng cũng rất cần thiết vì nó giúp chúng ta phân biệt từng mệnh giá tiền riêng và nhanh chóng thối lại chính xác cho khách hàng. Thì giờ mua sắm tuy giống như giờ nhàn chứ thực sự không phải vậy. Bạn chỉ cần chậm trể một chút thôi thì thái độ người mua đã khác hẳn. Việc sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng là quan trọng và hết sức quan trọng trền toàn cầu hiện nay. Hãy sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng cho thật Pro thì khách hàng của bạn không thể lèo tèo với bạn. Thời đại ghi và chép tay đã qua đi, thời đại ứng dụng công nghệ đã tới rồi. Hãy sử dụng mã vạch để quản lý cửa hàng và để công nghệ phục vụ các bạn.